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Zeitmanagement - von der Theorie bis zur Praxis: Methoden und Tools

| von Manuel Wenner

E-Mails beantworten, Anrufe annehmen, schnell noch das Smartphone checken und hier und da noch eine Aufgabe entgegennehmen – und schon fragt man sich am Abend, wo eigentlich die Zeit geblieben ist. Ich wollte doch noch so viel machen?!

Um solchen Zeitfressern den Krieg zu erklären, ist Zeitmanagement für viele zu einem sehr präsenten Thema geworden. Wir wollen euch mit der neuen Blogreihe „Zeitmanagement - von der Theorie bis zur Praxis“ zum einen eine Starthilfe bieten, durch die jeder eine individuelle, für sich geeignete Strategie findet. Zum anderen sollen mit persönlichen Tipps und Insights vor allem die Entwickler-Kollegen unsere Erfahrungswerte für sich nutzen können. Neben den verschiedenen Methoden und Hilfsmitteln, werden wir auch auf Themen wie Prokrastination eingehen und durch mehrere Interviews möglichst viele Einblicke sammeln.

In diesem Beitrag starten wir mit den Basics und klären zunächst die Bedeutung von Zeitmanagement. Tatsache ist und bleibt: ein Tag hat 24 Stunden. Ziel des Zeitmanagements ist es, das Maximum an Leistung aus dieser Zeit herauszuholen. Um das zu erreichen, werden Arbeitstechniken eingesetzt, mit denen wir unsere Aufgaben effizient planen, durchführen und überwachen können. Wir versuchen also, den Einfluss von Störfaktoren zu minimieren und jeder Aufgabe so viel Zeit zu widmen, wie sie verdient. Leichter gesagt als getan, denn unsere Zeit und Arbeit aktiv zu beeinflussen und alte Gewohnheiten zu brechen, verlangt viel Disziplin.
Da jeder Mensch anders tickt, ist es wichtig eine Strategie zu wählen, die man mit sich vereinen kann. Damit wir euch dies erleichtern, erklären wir als nächstes einige Methoden und listen dafür geeignete Apps bzw. Tools auf.

 

Getting Things Done

Ein grundlegender Schritt, dem wir fast bei jeder Technik begegnen, ist seine Aufgaben zu erfassen und zu organisieren. Diesem Prinzip unterliegt auch die „Getting Things Done“-Methode (GTD) von David Allen. Das Ergebnis gleicht einer einfachen To Do-Liste, die wir durch fünf Regeln aufstellen:

  1. Capture: Halte ALLES schriftlich fest, denn der Mensch ist vergesslich.
  2. Clarify: Notiere so ausführlich wie möglich, damit später keine Fragen entstehen.
  3. Organize: Lege Dringlichkeiten fest, indem du z.B. Deadlines oder Erinnerungstermine bestimmst.
  4. Reflect: Evaluiere deine Liste regelmäßig und ändere ggf. deine Prioritäten und Termine.
  5. Engage: Jetzt fehlt nur noch eins - Loslegen!

Wichtig ist außerdem, dass wir Aufgaben mit geringem Zeitanspruch sofort erledigen, um so Zeit für jene mit hohem Aufwand zu gewinnen. Ganz nach Allens Motto: „If it takes less than two minutes, then do it now.“
Als Kontrast zu dieser Vorgehensweise steht die Not to Do-Liste, bei der Dinge bzw. unproduktive Gewohnheiten festgehalten werden, mit denen man keine Zeit verschwenden will.

Hilfreich sind dafür primär Anwendungen, die eine Aufgabenverwaltung in Listenansicht ermöglichen. Besonders beliebt sind u.a. Evernote, OmniFocus, doit.im oder Wunderlist.

 

Eisenhower-Matrix

Zu den bekannten Techniken gehört das Eisenhower-Prinzip, das man auch als ABCD-Analyse bezeichnet. Hierbei handelt es sich um die Einteilung der Aufgaben in die Pole der zwei Dimensionen Dringlichkeit und Wichtigkeit. Daraus ergeben sich folgende vier Optionen mit entsprechenden Handlungskonsequenzen:

Eisenhower-Matrix

Die Schwierigkeit bei dieser Maßnahme ist, das Verhältnis von Aufwand und Nutzen richtig abzuwägen bzw. die Prioritäten vernünftig festzulegen. Für manche ist hierfür viel Übung nötig – insbesondere was die Umsetzung der Einteilung in der Praxis betrifft. Zur Erleichterung können selbstständige Programmierer beispielsweise die Dimension „dringend & nicht wichtig“ bzw. „delegieren“ ausklammern, da sie bei ihnen keine Anwendung findet.

Es gibt einige Apps, die auf dieses Prinzip zugeschnitten sind, wie bspw. www.eisenhower.me (iOS) oder My Effectiveness (Android). Kostenpflichtige Anwendungen sind u.a. www.taskcracker.com, www.appfluence.com, Eisenhowers Notizen (Android) oder Do Matrix (iOS). Abseits davon kann man natürlich jedes Tool nutzen, dass es erlaubt verschiedene Listen anzulegen (siehe GTD).

Ein Aspekt, der immer wiederkehrt und auch bei der Eisenhower-Methode dominiert, ist das Festlegen von Prioritäten. Ed Batista, Coach für Führungskräfte, vertritt hierbei einen interessanten Blickwinkel. Er sieht das Problem nicht bei der Bedeutungsbestimmung, da wir auch mit einer Rangfolge allen Aufgaben unsere begrenzte Zeit und Aufmerksamkeit widmen. Wir streben danach ans Ende unserer Liste zu kommen und rennen damit einer Illusion hinterher. Kein Grund zu verzweifeln – ein niemals leer werdendes Postfach ist immerhin ein Zeichen von Erfolg. Batista empfiehlt, sich neben den Prioritäten einen Notfallplan zurechtzulegen. Übersetzt bedeutet das, Aufgaben nicht auf später zu verschieben, sondern zu ignorieren sollten sie sich unterhalb einer bestimmten Bedeutungsschwelle ansiedeln. Diese Bedeutungsschwelle ist der Knackpunkt, an den wir uns halten sollten. Wir definieren unser Ziel also neu und arbeiten nicht auf eine leere To Do-Liste hin, sondern auf eine, die keine wichtigen Aufgaben mehr enthält.

 

Personal Kanban

Ähnlich wie in der Eisenhower-Matrix werden die Aufgaben auch beim Personal Kanban bestimmten Kategorien zugeordnet. Die von Toyota entwickelte Technik schafft einen Überblick über die aktuell laufenden Aufgaben und deren Stadium. Auf einem Board werden drei Spalten mit „Backlog“, „In Progress“ und „Done“ erstellt. Ziele sind, die eigene Arbeit zu visualisieren, die Liste „In Bearbeitung“ zu minimieren und nach Möglichkeit an einer statt mehreren Aufgaben zu arbeiten. Diese Methode lässt sich besonders gut in Teamprojekten umsetzen und kann je nach den Anforderungen angepasst werden (z.B. Aufteilung der mittleren Spalte in mehrere Phasen, Zuordnung von Personen usw.).

Ein bekanntes Tool unter den Entwicklern ist Trello, bei dem sich der Programmierprozess optimal mittels Personal Kanban umsetzen lässt. Weiter Alternativen sind Virtual Kanban, KanbanFlow oder Kanban Tool.

 

Pomodoro-Technik

Mit der Pomodoro-Technik, von Francesco Cirillo in den 1980ern entwickelt, soll die Produktivität durch Zeiteinteilung gesteigert werden. Um das Grundprinzip der Methode zu verstehen, schaut ihr euch am besten dieses YouTube-Video an. Die Phasen gliedern sich folgendermaßen:



Pomodoro-Technik

Das Besondere hierbei ist zum einen, dass man mit jeder Anwendung lernt, die Zeit, die man für verschiedene Aufgaben benötigt, besser einzuschätzen. Zum anderen fördert es fokussierte Arbeitsweise. Um den Erfolg der Technik zu unterstützen, kann man die Arbeitsschritte auf einem Sheet festhalten oder die tägliche Arbeit protokollieren. Unverzichtbar ist der Einsatz eines Timers. Mittlerweile ist für jedes Betriebssystem ein kostenloses, speziell für diese Technik zugeschnittenes Tool zu finden:

  • tomato-timer.com, Persevy (Web-App)
  • Tomighty (Mac, Windows)
  • Flat Pomodoro (iOS)
  • ClearFocus (Android)

Egal, welche Methode man für sich selbst wählt, ausschlaggebend ist die richtige Einstellung. Das bedeutet, dass man die Theorie bzw. Anwendungweise versteht, Kontrolle über die eigene Arbeit erlangt, verantwortungsvoll arbeitet und sich bewusst Ziele setzt. Je nach persönlichen Stärken und Schwächen kann auch eine Kombination der Techniken zur bestmöglichen Lösung führen. Für manche empfiehlt sich eine agil einsetzbare Vorgehensweise, die sich dem Wandel der Aufgaben und Prioritäten anpasst.

Abseits der verschiedenen Zeitmanagement-Methoden haben wir die Tipps gesammelt, die wir am hilfreichsten fanden und jeder für sich nutzen kann:

  • Smartphone außer Reichweite legen und nur zu bestimmten Zeiten checken.
  • Wenn die Konzentration nachlässt, ruhig mal eine Pause machen und sich nach erfolgreicher Arbeit belohnen.
  • Kein Multitasking, sondern eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten.
  • Tagesplan erstellen und in kleinen Sprints, statt einem Marathon denken.
  • Die persönlichen Hoch- bzw. Tiefzeiten bedenken (60% der Deutschen sind Morgenmenschen, die ihr zweites Hoch am Nachmittag und ein Tief nach der Mittagspause haben).
  • „Wer kein Ziel hat, kann auch keines erreichen.“ (Laotse). D.h. immer klare Ziele definieren.
  • Aufgaben nach Möglichkeit nicht unterbrechen, um sich nicht neu reindenken zu müssen.
  • Task-Leichen identifizieren: unwichtige, unnötige oder nicht realisierbare Aufgaben eliminieren.

Auf keinen Fall sollte man jedoch vergessen, die individuelle Work-Life-Balance zu wahren, um seine Leistung effektiv zu steigern.
In diesem Sinne: Genießt jede Minute, die ihr durch euer Zeitmanagement gewinnt. Und falls ihr weitere Insights zum Zeitmanagement oder nützliche Ratschläge habt – immer her damit!

 

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Kommentar von Katharine | 29. November, 2016 um 09:39 Uhr

Ich kenne das von Ihnen oben erwähnte Kanban Tool. Das ist wirklich eine ideale Lösung für kleine und größere Unternehmen, die sich mit vielen Projekten beschäftigt. Das Werkzeug hilft, die Arbeit des Teams zu kontrollieren und den Mitarbeitern Feedback zu geben. Ich empfehle jedem aus ganzem Herzen!

Vielen Dank für den Artikel!

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